ERP vs CRM: Definition, Gemeinsamkeiten und Unterschiede | Brevo (2024)

Es gibt eine Vielzahl an Softwares, die versprechen, Abläufe innerhalb eines Unternehmens effizienter zu gestalten. Zwei Abkürzungen, die in diesem Kontext häufig fallen, sind CRM und ERP. Beide Begriffe stehen für Systeme, mit denen Unternehmen verschiedene Prozesse optimieren können.

Doch wo liegt der Unterschied und wofür solltest du dich am Ende entscheiden – ein CRM-System oder doch lieber eine ERP Software? In diesem Artikel schauen wir uns CRM und ERP im Detail an und beantworten diese und weitere Fragen.

CRM und ERP im Detailvergleich: Wo liegt der Unterschied?

Du bist bei der Recherche nach Software-Lösungen für dein Unternehmen auf die Akronyme CRM und ERP gestoßen und fragst dich, was genau dahinter steckt? Wir erklären es dir.

Definition: Das kann ein CRM-System

CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Der Begriff beschreibt zum einen sämtliche Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die Beziehungen zu seinen Kund:innen pflegt, und zum anderen eine Software, die dies ermöglicht. Letztere wird häufig auch CRM-System genannt. Insbesondere Vertrieb, Marketing und Kundenservice arbeiten mit CRM-Lösungen.

Mit einem CRM-System kannst du Kundenprofile anlegen und mit neuen Informationen ergänzen, abgeschlossene und laufende Deals im Blick behalten und Prognosen und Berichte erstellen. Der Sinn dahinter: Kund:innen besser kennenlernen, damit du deren Bedürfnisse besser verstehst und zielgerichteter auf sie eingehen kannst. Zum Beispiel können die gebündelten Informationen eines CRMs dafür genutzt werden, individualisierte Marketing-Kampagnen zu planen. Deinen Sales und Kundensupport Teams wiederum helfen die Daten eines CRM-Systems dabei, sich noch besser auf Gespräche mit Leads und Kund:innen vorbereiten, und deinem Kundenservice, die Kundenbetreuung zu optimieren.

Die übergeordnete Aufgabe eines CRMs ist es also, das Kundenerlebnis entlang der Customer Journey zu optimieren und damit die Kundenbindung zu stärken. Konkret kann eine CRM Software dabei helfen, Leads in Kund:innen zu verwandeln und Bestandskund:innen zufriedenzustellen.

Das kannst du mit einem CRM machen, aber nicht mit einem ERP-System:

• tiefe Insights zu Leads und Kund:innen generieren
• Lead Management betreiben
• Verkaufschancen prognostizieren
• Aufschluss über die Performance von Marketing-Kampagnen erhalten
• Kundenfeedback dokumentieren

Noch mehr Gründe für ein CRM-System findest du in unserer Übersicht der größten CRM-Vorteile.

Definition: Das kann ein ERP-System

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens. Im Gegensatz zum CRM managst und optimierst du mit einer ERP Software nicht die Kundenkommunikation, sondern die gesamten internen Prozesse eines Unternehmens.Ein ERP-System unterstützt also dein „Back Office”.

Diese Prozesse können diverse Abteilungen eines Unternehmens umspannen, betreffen also nicht nur Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Häufig findet ein ERP-System in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Supply Chain, Inventar, Projektmanagement und Personalverwaltung Anwendung. Eine solche Software kann dir zum Beispiel Aufschluss darüber geben, wie groß der Lagerbestand bestimmter Produkte ist, welche Kund:innen kürzlich Retouren veranlasst und Zahlungen getätigt haben oder welche Umsätze du in erzielt hast. Manche ERP Softwares beinhalten auch ausgewählte CRM-Funktionen, beispielsweise eine Übersicht über laufende und abgeschlossene Deals.

Die Hauptaufgabe eines ERP-Systems ist die Prozessoptimierung und Kostenreduktion – und zwar abteilungsübergreifend.

Das kannst du mit einem ERP-System machen, aber nicht mit einem CRM:

• Daten zu deinem gesamten Unternehmen erfassen (nicht nur Kundendaten)
• Daten zum Zahlungsverhalten deiner Kund:innen generieren
• Daten aus allen Unternehmensbereichen bündeln
• Unternehmensprozesse ganzheitlich betrachten und steuern

Vielleicht ist dir neben ERP und CRM auch schon einmal das Akronym CDP über den Weg gelaufen. Worin sich CRM und CDP unterscheiden, erklären wir in diesem Artikel.

Brauche ich ein separates CRM?

Bei genauerer Betrachtung unterscheiden sich CRM und ERP Softwares also ziemlich stark voneinander. Während ein CRM beim Management von Kundenbeziehungen helfen soll, dient ein ERP-System der Verwaltung ganzer Unternehmensprozesse und umfasst daher viel mehr Funktionsbereiche. Dementsprechend macht es Sinn, sowohl ein ERP- als auch ein CRM-System zu nutzen.

Wie bereits angesprochen, bieten viele ERP-Anbieter heutzutage Softwares mit gewissen CRM-Funktionalitäten an. Ob diese ausreichen oder nicht, hängt natürlich in erster Linie vom Funktionsumfang von deinem individuellen ERP-System und deinen eigenen Bedürfnissen ab.

Generell lässt sich jedoch sagen, dass du mit einem separaten CRM-System nicht viel falsch machen kannst. Auch, wenn sich dein Unternehmen noch im Wachstum befindet, lohnt sich die Investition – denn je mehr Kund:innen du hast, desto mehr Kundendaten gilt es, zu verwalten. Dann kann eine ERP-Lösung mit nur wenigen CRM Features schnell an ihre Grenzen stoßen.

CRMs müssen auch gar nicht teuer sein. Bei Brevo beispielsweise kannst du im Rahmen der Sales-Plattform völlig kostenlos diverse CRM Features nutzen. Probiere es gleich aus!

Du solltest jedoch darauf achten, dass sich dein CRM und deine ERP-Lösung einwandfrei miteinander verknüpfen lassen. Warum? Weil du ansonsten die Daten der einen Anwendung händisch in die andere Software übertragen musst – das ist zeitaufwändig und kann schnell zu Ungenauigkeiten führen. Die gute Nachricht: Die meisten ERP Softwares lassen sich heutzutage problemlos mit CRMs integrieren.

Du überlegst, Excel als CRM Tool zu nutzen? Lies hier, warum CRM und Excel nicht so gut zusammen passen.

Integration von CRM und ERP: 3 Vorteile

Du bist noch nicht von der Kombination aus ERP und CRM überzeugt? Wir haben dir 3 Vorteile zusammengetragen, von denen du profitierst, wenn du beide Programme kombinierst.

1. Überblick über alle relevanten Daten

In einem CRM sammelst du Informationen zu Leads und Kund:innen, darunter deren Kontaktdaten, Interessen und Kaufhistorie. In einer ERP Software wiederum bündelst du Daten zu allen wichtigen internen Prozessen. Wenn du nun all diese Daten zusammenführst, können sie sich gegenseitig ergänzen. Das ermöglicht dir eine ganzheitliche Sicht auf dein Unternehmen und du kannst einschätzen, wie es gerade um dein Unternehmen steht. Wo läuft es gut und wo eher weniger? Mit CRM und ERP kannst du solche Fragen beantworten und entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten. Auch genauere Zukunftsprognosen sind dadurch möglich.

2. Effizienteres Arbeiten

Sowohl ERP Softwares als auch CRMs erlauben es dir, große Mengen an Daten zu bündeln und diese in Echtzeit zu aktualisieren. So können Mitarbeiter:innen mit Zugriff auf die Programme jederzeit auf die Daten zugreifen, die sie gerade benötigen. Damit sparst du dir langes Suchen und kannst sicher sein, dass die Informationen immer aktuell sind.

Somit wird der Arbeitsaufwand verringert und die Kooperation verschiedener Abteilungen vereinfacht. Kurz gesagt: Wenn du ERP und CRM zusammenführst, arbeiten du und dein Team effizienter.

3. Besseres Kundenverständnis

Mit einem CRM kannst du zwar bereits detaillierte Kundenprofile erstellen, aber noch detaillierter werden diese, wenn du deine CRM-Daten mit Kennzahlen aus deinem ERP-System verknüpfst. So können beispielsweise die Interessen, Kontaktdaten und Kaufhistorien deiner Kund:innen mit Informationen zu Lieferstatus oder Retouren angereichert werden. Das wiederum erlaubt es dir, deine Kund:innen noch besser zu verstehen, sie zielgenauer anzusprechen und ihre Probleme schneller zu lösen. Wenn du das schaffst, steigt die Kundenzufriedenheit – und das wirkt sich positiv auf den Erfolg deines Unternehmens aus.

Noch nicht die richtige CRM Software gefunden? Vielleicht hilft dir unser CRM-Vergleich weiter. Und falls du ein KMU bist, ist dieser Artikel über CRM Softwares für kleine Unternehmen womöglich für dich interessant.

Fazit: ERP und CRM am besten verknüpfen

ERP und CRM mögen erst einmal ähnlich klingen; in Wirklichkeit handelt es sich dabei jedoch um zwei grundverschiedene Software-Anwendungen mit unterschiedlichen Aufgaben und Zielen. Da all diese Aufgaben wichtig sind, solltest du ERP und CRM miteinander integrieren. Setze dabei am besten auf individuelle Softwares, anstatt auf ein ERP-System mit CRM-Modul, um das Beste aus beiden Lösungen herauszuholen.

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